Führen und Leiten: Drei Grundregeln für gute Online-Teamarbeit

Wie können wir im Homeoffice effizient und gut mit unserem Team kommunizieren? In der Corona-Pandemie haben die meisten TeamleiterInnen und Führungskräfte meist sehr pragmatisch damit begonnen, ihre Teams online zu führen. Inzwischen gehen die meisten Menschen sehr routiniert um mit Zoom-Konferenzen und Homeoffice. Und natürlich haben sich bestimmte Gepflogenheiten herausgebildet und wurden von ForscherInnen untersucht.

Die MIT-Autoren Alexandra Samuel und Robert Pozen haben in ihrem Buch "Remote Inc." die wichtigsten Trends und Tipps gesammelt. Ihr Fazit: Jedes Homeoffice funktioniert wie ein kleines eigenständiges Büro, und jede Online-Konferenz ist wie ein Meeting verschiedener Kleinst-Unternehmerinnen.

Sie haben wichtige Regeln identifiziert, mit denen Online-Teamarbeit gut gestaltet werden kann. Zentral für eine erfolgreiche Teamarbeit sind ihrer Ansicht nach gemeinsame Richtlinien. Die Grundregeln können von den TeamleiterInnen festgelegt werden oder im zusammen erarbeitet werden; auch sollten sie regelmäßig überprüft und angepasst werden.

Drei wichtige Grundregeln für die Zusammenarbeit

Auch wenn jeder von zu Hause aus arbeitet und selbst bestimmen kann, wie und wann die Arbeit erledigt wird, muss im Team klar definiert sein, wie die Grundregeln und Erwartungen an die einzelnen Mitarbeitenden lauten. Es sind Richtlinien, die festlegen, welche Tätigkeit wie zu erledigen ist - und woran sich alle zu halten haben.

Grundregel 1 | Richtlinien für das Team festlegen

• Die gemeinsamen Arbeitszeiten, also die Zeit, in der die Teammitglieder erreichbar sind.
• Die Kontaktadresse und die Arbeitszeiten jedes Team-Mitglieds sollten bekannt sein.
• Eine Notfalladresse und auch eine Definition, was dieser Notfall denn ist und wie vorzugehen ist.

Grundregel 2 | Team-Meetings gestalten

• Die Meetings sollten nicht mehr als eine Stunde dauern
• Wenn es längere Team-Meetings gibt, sollte die Länge und der Zeitpunkt der Pause vorab definiert werden.
• Jedes Meeting sollte eine Tagesordnung haben, und es muss sichergestellt werden, dass es eine Todo-Liste mit den Ergebnissen gibt.
• Es sollte klargestellt werden, wann die Kamera angestellt werden sollte und wann die Team-Mitglieder auch nur auf Audio schalten können.
• Auch die Regeln für den Chat oder Multitasking sollten vorab geklärt werden.

Grundregel 3 | Kommunikation mit Mails und Messengern definieren

• Wann sollen KollegInnen per Mail in Kenntnis gesetzt werden bzw. eine Kopie erhalten?
• Wichtige Informationen sollten ausschließlich über einen Kanal - in der Regel per Mail - kommuniziert werden.
• Es sollte definiert werden, in welchem Zeitraum eine Antwort innerhalb und außerhalb der Einrichtung beantwortet werden.
• Falls ein Messenger oder Chatprogramm verwendet wird, sollten auch hier klare Spielregeln und Kanäle definiert werden.
   

Diese Vorteile haben gemeinsame Teamregeln

Gemeinsame Teamregeln haben viele Vorteile. Jeder im Team weiß genau, was von ihm/von ihr erwartet wird. Eine gemeinsame Grundlage wird dafür sorgen, dass ein Team produktiver arbeiten kann, weil jeder weiß, wie er sich mit den KollegInnen abstimmen kann, wann und wie er sie erreichen kann und wann er in Ruhe arbeiten kann.