15.11.2020
#Digitalekirche

Wie organisiere ich eine hybride Veranstaltung? 12 Tipps für eine gelungene On- und Offline-Veranstaltung

Wie können Kirchengemeinden einen Gottesdienst live senden - und zugleich mit einigen Anwesenden feiern? Zwölf Tipps für eine gelungene hybride Veranstaltung.
Hybride Gottesdienste planen

Immer häufiger überlegen Einrichtungen, wie sie in Folge der Corona-Pandemie ihre Veranstaltungen vor Ort durchführen können und zugleich andere Personen über einen Bildschirm zuschalten können.

Thomas Fuchs ist ehrenamtlich als Kirchenvorstand in der evangelischen Gemeinde in Langenzenn tätig. Beruflich ist er seit 15 Jahren im Bereich Unified Communication and Collaboration unterwegs - und arbeitet täglich mit unterschiedlichen Conferencing Tools im nationalen und internationalen Umfeld sowohl als Veranstalter als auch als Teilnehmer von Online Trainings, Konferenzen und Workshops.

In seinen Tipps erklärt Fuchs, worauf zu achten ist, um eine Veranstaltung mit Teilnehmern vor Ort durchzuführen und zugleich einen anderen Teil über das Internet zuzuschalten.

Zwölf Tipps für eine hybride Veranstaltung

  1. Für eine hybride Veranstaltung sollte ein Webinar-Tool eingesetzt werden, das den Sprecher im Vordergrund zeigt und die Möglichkeit bietet, virtuell die Hand zu heben oder ein Whiteboard zu nutzen. Der Videostandard sollte möglichst wenig Bandbreite im Netz benötigen.
  2. Alle Teilnehmer vor Ort sollten über einen eigenen Laptop mit Kamera verfügen, mit dem sie sich in das Webinar-Tool einloggen können. Dann sind die virtuellen Teilnehmer nämlich für alle sichtbar. Wichtig ist, dass die virtuellen Teilnehmer das Mikrofon stumm schalten - damit wird vermieden, dass es zu einem Echo kommt.
  3. Als Alternative dazu können mehrere Mikrofone im Raum verteilt werden. Dann sollte auch eine Video-Raumkamera aufgestellt werden mit Auto-Positionierung, die automatisch den aktuellen Sprecher im Raum filmt.
  4. Vor Ort sollten zwei Beamer verwenden. Der eine Beamer zeigt den Schulungsinhalt, der andere das Whiteboard. So können die Teilnehmer vor Ort beide Informationen betrachten. Pinnwände und FlipCharts sind ungeeignet, weil für die virtuellen Teilnehmer nicht sichtbar. Notizen, Erläuterungen, Fragen usw. werden auf dem Whiteboard festgehalten. Beide Beamer werden über den Windows Extended Desktop Mode angesteuert. Technische Voraussetzung dafür ist ein Laptop mit zwei externen HDMI Anschlüssen oder mit einer Dockingstation mit 2 HDMI Anschlüssen.
  5. Wenn vor Ort mit Handouts gearbeitet wird, dann müssen diese Materialien den virtuellen Teilnehmern vorab als PDF-Dokument zur Verfügung gestellt werden.
  6. Grundsätzlich gilt: An der hybriden Veranstaltung sollten möglichst wenige Personen teilnehmen. Mit maximal zehn bis 15 Teilnehmern kann das Training noch gut organisiert werden.
  7. Zeitrahmen: Ein hybrides Training sollte maximal eine Stunde dauern. Danach benötigen Teilnehmer wie Leiter eine längere Pause.
  8. Bei Beginn der Veranstaltung sollte der Trainer die Verhaltensregeln festlegen. Wer eine Frage stellen oder einen Kommentar abgeben möchte, soll sich per Handzeichen melden. Virtuelle Teilnehmer können sich über die Raise-Hand-Funktion melden.
  9. Der Trainer schließt an sein Laptop eine externe Kamera an, die er so aufstellt, dass er für die Teilnehmer im virtuellen Raum immer sichtbar ist. Optimalerweise sollte auch hierfür Kamera mit Auto Positionierung verwendet werden.
  10. Wichtig ist es, Lärmquellen auszuschließen. Der Ort sollte ruhig liegen und auch die virtuellen Teilnehmer sollten sich in ruhigen Räumen befinden.
  11. Alle virtuellen Teilnehmer sollten gute binaurale Headsets mit Mikrofon verwenden (Bügelmikrofon oder integriertes Mikrofon). Der Trainer sollte ein Bluetooth Mikrofon und einen externen Lautsprecher einsetzen. Für Teilnehmer keine InEars oder billige Ohrstöpsel Headsets mit Mikrofon im Kabel. Je schlechter die Tonqualität der Mikrofone, desto anstrengender für alle Teilnehmer.
  12. Ganz wichtig: Vor Beginn der Veranstaltung muss vor Ort sichergestellt werden, dass genügend Internet UPLOAD Bandbreite zur Verfügung steht. Pro eingewähltem Teilnehmer werden je nach verwendetem Video Standard bis zu 2MBit/s Upload benötigt. Ein 50 MBit/s Anschluss ermöglicht in der Regel Max 10 MBit/s Upload. Alle Geräte vor Ort sollten via LAN Kabel angeschlossen werden. Grundsätzlich sollte für die Veranstaltung kein WLAN verwendet werden.
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