15.11.2020
Digitalisierung & Homeoffice

Digital führen: 5 Tipps für die Teamarbeit im Homeoffice

Wie bleiben Teams in Verbindung, wenn alle Mitarbeitenden im Homeoffice arbeiten? Wie kommunizieren wir über die Distanz – und was macht es mit uns, wenn wir Gesichtsausdrücke, Körperhaltung oder das kurze Gespräch zwischendurch nicht mehr haben?
Teamarbeit im Homeoffice

Was tun, wenn sich das gesamte Team wegen der aktuellen Corona-Lage im Homeoffice befindet? In unserer Redaktion habemn wir diverse Strukturen ausprobiert. Hier unsere wichtigsten Erkenntnisse:

Tipp 1: Warum ein täglicher Videocall dem gesamten Team hilft

Jeder Arbeitstag beginnt mit einem morgendlichen Videocall. Alle Teamkollegen haben vorab in unserem Kollaborationstool Slack notiert, welche Aufgaben sie an diesem Tag erledigen wollen. Damit behalten wir den Überblick, können in der Konferenz offene Punkte klären oder die Prioritäten gegebenfalls ändern. Die tägliche Konferenz hilft uns außerdem, gemeinsam den Arbeitstag zu beginnen und ein gesundes Maß für die zu bewältigenden Aufgaben zu finden.

Meist besprechen wir am Wochenanfang die längerfristigen Ziele und definieren einzelne Arbeitspakete und Teams. Dann überlegen wir, welche Aufgaben wir möglicherweise schieben können und wie wir die Prioritäten setzen wollen.

Ein Termin in der Woche ist reserviert für ein gemütliches Kaffeetrinken. Dort wird die Arbeit der Woche reflektiert und es ist Zeit für ein Gespräch über die allgemeine Stimmungslage. Wir tauschen uns über private Aktivitäten aus und entwickeln neue Ideen. Diese Treffen ermöglichen es auch, ein Gefühl für das Team zu bekommen - und sie stärken unseren Zusammenhalt.

Tipp 2: Wie wir unsere Projekte organisieren und den Überblick behalten

Wir haben die Rollen und Zuständigkeiten für die einzelnen Arbeitsbereiche im Team relativ klar definiert. Das erleichtert die Zuordnung von Anfragen. Im Mediengeschäft ändert sich die aktuelle Situation allerdings so häufig, dass es wichtig ist, jedem Teammitglied einen festen Handlungsrahmen zu geben - und dann den Einzelnen entscheiden zu lassen. Für Rückfragen und einen schnellen Austausch nutzen wir Tools wie Slack, Mail, Telefon und Threema.

Tipp 3: Warum Tools wichtig sind

Digitale Teamarbeit funktioniert nur mit leistungsfähigen Tools. Wenn beim Videochat das Protokoll live ergänzt werden kann, spart dies wertvolle Arbeitszeit und sorgt für eine transparente und schnelle Kommunikation. Wir arbeiten im Tagesgeschäft mit zahlreichen verschiedenen Tools. Alle zwei bis drei Monate erproben wir ein neues Tool - und beschließen auch regelmäßig, welche Tools wir nicht mehr verwenden, weil sie uns nicht wirklich helfen.

Da wir im journalistischen Bereich häufig mit Aufgaben zu tun haben, an denen zwei oder mehrere KollegInnen beteiligt sind, arbeiten wir inzwischen sehr intensiv mit Slack. Es gibt einen Kanal für tagesaktuelle Fragen und Probleme, einen Kanal für thematische Ideen, einen weiteren für die Planung der Videokonferenz.

Manchmal starten wir einen neuen Kanal, der aber nach einiger Zeit wieder gelöscht wird, weil er sich als nicht effektiv oder sinnvoll erwiesen hat. Die meisten Rückfragen werden über direkte Chatanfragen geklärt. Im Gruppenchat des Teams informieren einander auch, wann wir in die Mittagspause gehen oder in den Feierabend.

Tipp 4: Warum eine Videokonferenz nicht mehr als 40 Minuten dauern sollte

Videokonferenzen sollten nicht länger dauern als 30 bis 40 Minuten: Wenn sie vernünftig vorbereitet wurden, reicht diese Zeit vollkommen aus. Vor jeder Konferenz wird die Tagesordnung über Slack kommuniziert; jeder Mitarbeiter notiert seine relevanten Punkte ebenfalls schriftlich. Die Konferenz wird genutzt für gezielte Rückfragen oder den gezielten Austausch von Argumenten für oder wider eine Entscheidung.

Die Tagesordnung kann jeder sehen; das Protokoll wird unmittelbar vervollständigt. Mit Handzeichen kündigen wir Redebeiträge oder Kommentare an, über Emoticons signalisieren wir Zustimmung, und wenn wir etwas kommentieren möchten, nutzen wir das Chatfenster - dann wird der Redefluss nicht unterbrochen.

Tipp 5: Warum Einzelgespräche für unser emotionales Gleichgewicht wichtig sind

Aus der Distanz ist es viel schwieriger mitzubekommen, ob jemand mit Problemen zu kämpfen hat. In regelmäßigen Abständen treffen wir uns im Videochat zu Einzelgesprächen. Beim "Telefon-Plausch" sprechen wir über Themen, die nicht unmittelbar mit der Arbeit zu tun haben.

Arbeiten im Homeoffice ist eine Herausforderung. Es hilft, wenn wir die Situation jedes Einzelnen kennen und die Zeit nutzen, unsere Emotionen zu verstehen, anzuerkennen und einzuordnen. Dafür ist das Gespräch in der Gruppe aber nicht geeignet.

 

Welche Erfahrungen haben Sie mit Ihrem Team im Homeoffice gemacht? Schreiben Sie mir an rharmsen@epv.de!

Digital Führen im Homeoffice

Liste mit Tools für das Home-Office

Eine großartige Liste mit über 150 Tools für das Home-Office bietet TechMind. Diese Organisation listet kostenlose und kommerzielle Home Office Tools auf. Die Liste kann nach verschiedenen Kriterien gelistet und sortiert werden. Hier geht es zum Link mit den Tools. Besonders praktisch für NGOs: Es kann gezielt nach kostenloser Software gesucht werden.

TechMind ist Partner  des binationalen Forschungs- und Entwicklungsschwerpunkt ID3AS, der von der Hochschule Osnabrück und der Hanzehogeschool Groningen geleitet wird.

 

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