Effizienter E-Mail-Alltag: So spart ihr Zeit mit einfachen Tricks

E-Mails sind aus dem Alltag nicht wegzudenken – sei es beruflich oder privat. Doch oft kosten sie mehr Zeit als nötig. Mit ein paar einfachen Tricks könnt ihr eure E-Mail-Kommunikation optimieren:

1. Zeit sparen durch Texte ersetzen

Gibt es lange Wörter oder Floskeln, die ihr immer wieder in E-Mails benutzt? Diese müsst ihr in Zukunft nicht mehr jedes Mal eintippen.

Geht in Outlook links oben auf "Datei", dann unten links auf "Optionen" und anschließend im Menü links auf "E-Mail". Nun erscheinen viele Einstellungsmöglichkeiten. Im Abschnitt mit dem Symbol "abc" und einem grünen Haken klickt ihr rechts auf "Rechtschreibung und AutoKorrektur" und dann oben rechts auf "AutoKorrektur-Optionen…".

Jetzt öffnet sich ein Fenster mit einer Tabelle von Wörtern, die bereits automatisch ersetzt werden. So wird beispielsweise "-->" automatisch zu "à".

Hier könnt ihr bei "Durch:" eure häufig verwendeten Floskeln oder längeren Wörter eintragen, die ihr durch ein Kürzel ersetzen wollt (immer nur eins). Unter "Ersetzen:" gebt ihr das Kürzel ein. Also zum Beispiel:

• Ersetzen: "Lg" → Durch: "Liebe Grüße"
• Ersetzen: "MfG" → Durch: "Mit freundlichen Grüßen"
• Ersetzen: "SgDuH" → Durch: "Sehr geehrte Damen und Herren"
• Ersetzen: "GuMo" → Durch: "Guten Morgen"
• Ersetzen: "VdfiN" → Durch: "Vielen Dank für Ihre Nachricht"
• Ersetzen: "sob" → Durch: "Sonntagsblatt"

Speichert die Einstellungen – und schon wandelt Outlook eure Kürzel automatisch in vollständige Formulierungen um.

2. Mehr Ordnung durch Regeln

Euer Postfach quillt über, und ihr braucht jede Woche erst mal eine Stunde, um die Mails in verschiedene Ordner zu sortieren? Das geht auch automatisch!

Geht in Outlook bei einer Mail eines regelmäßigen Absenders oben rechts auf die drei Punkte, dann auf "Regel" und anschließend auf "Regel erstellen". Setzt ein Häkchen bei "Element in Ordner verschieben". Danach klickt ihr auf "Ordner auswählen…", um einen bestehenden Ordner auszuwählen oder einen neuen zu erstellen.

So könnt ihr zum Beispiel:

• Alle Mails eurer Banken/Depots in "Finanzen" einsortieren,
• Online-Bestellungen in "Online-Shopping",
• Versicherungen in "Versicherungen",
• Wichtige Mails in "WICHTIG",
• Private Mails in "Privat",
• Arbeitsmails in "Arbeit".

Auf diese Weise bearbeitet ihr gezielt nur die Mails, die gerade relevant sind – und verliert wichtige Nachrichten nicht zwischen Werbung und Bestätigungen.

3. Nie wieder E-Mails ohne Anhang versenden

Immer das Gleiche: Ihr schreibt "Siehe das Dokument im Anhang" – und am Ende fehlt der Anhang doch. Das passiert euch ab jetzt nicht mehr!

Geht in Outlook links oben auf "Datei", dann links unten auf "Optionen" und wählt im neuen Fenster "E-Mail" aus. Scrollt runter bis zur Überschrift "Nachrichten senden" und setzt ein Häkchen bei "Warnen, wenn ich eine Nachricht senden möchte, an der ggf. eine Anlage fehlt".

Von nun an erscheint beim Absenden einer Mail ein Hinweis, wenn ihr Begriffe wie "anhängend", "Anhang" oder "Anlage" verwendet, aber noch keine Datei angefügt habt. Ein Problem ein für alle Mal gelöst!

4. Tastenkombinationen für mehr Tempo

Wer sich Tastenkombinationen merken kann, spart noch mehr Zeit. Hier sind einige nützliche Befehle:

Allgemeine Tastenkombinationen

• Strg + N (Windows) / Cmd + N (Mac) → Neue E-Mail verfassen
• Strg + Enter (Windows) / Cmd + Enter (Mac) → E-Mail sofort senden
• Strg + R / Cmd + R → Auf eine E-Mail antworten
• Strg + Shift + R / Cmd + Shift + R → Allen antworten
• Strg + F / Cmd + F → E-Mail weiterleiten
• Strg + Z / Cmd + Z → Letzte Aktion rückgängig machen (z. B. versehentlich gelöschte E-Mail)

Textbearbeitung in der E-Mail

• Strg + B / Cmd + B → Fett formatieren
• Strg + I / Cmd + I → Kursiv formatieren
• Strg + U / Cmd + U → Unterstrichen formatieren
• Strg + K / Cmd + K → Hyperlink einfügen
• Strg + Shift + V / Cmd + Shift + V → Text ohne Formatierung einfügen

Extras für schnelle Navigation

• Strg + 1 (Outlook) → Zum Posteingang wechseln
• Strg + 2 (Outlook) → Kalender öffnen
• G dann I (Gmail) → Zum Posteingang springen
• G dann S (Gmail) → Zu den gesendeten E-Mails wechseln