Wie begleite ich ein Event als Social-Media-Manager*in oder Journalist*in?

Wie kann ich mich als Journalist oder Social-Media-Manager optimal auf einen Event, ein Festival oder eine Großveranstaltung vorbereiten? Bei vielen Veranstaltungen können wir nur schwer abschätzen, was auf uns zukommt. Gleichwohl können wir uns optimal darauf vorbereiten. Für fast alle Journalisten und Social-Media-Manager gilt: 80 Prozent der Arbeit kann vorbereitet werden. Hier kommen die besten Tipps und Hinweise.

Vor der Veranstaltung

Was kann ich vor der Veranstaltung klären? Je besser ich mich vorab informiert habe und mich vorbereitet habe, desto einfacher wird es für mich, diese Veranstaltung zu begleiten. Das sollte ich wissen:

• Eckdaten der Veranstaltung: Wo muss ich hin, wann wird geöffnet
• Gibt es einen Lageplan? Wie komme ich zur Veranstaltung? Wie komme ich zurück?
• Welche Menschen kommen auf die Veranstaltung? Wer ist meine Leserschaft und Zielgruppe?
• Wie sind Räumlichkeiten - womit muss ich rechnen in Bezug auf Bestuhlung, Podium, Bühne.
• Wenn ich mit dem Auto anreise: Wo kann ich parken? Benötige ich eine Genehmigung?
• Ladestationen für Smartphones & Co: Wo kann ich meine Geräte schnell wieder aufladen? 
• Reparatur: Gibt es einen Technik-Support vor Ort? Wie sind die Öffnungszeiten? 
• Wo gibt es einen Reparatur-Service für technische Geräte?

Technische Ausrüstung

Es ist sinnvoll, einen eigenen Rucksack anzulegen, der ausschließlich als Technik-Rucksack dient. Hier sollten alle technischen Geräte aufbewahrt werden. Am besten ist es, alle Geräte nach einer Veranstaltung wieder aufzuladen. Daran solltest du denken:

• Dein Smartphone ist inzwischen fast immer ausreichend für das Erstellen von Fotos. 
• Wie ist das W-Lan-Netz vor Ort? Benötige ich ein Passwort? Ist es kostenfrei?
• Ladekabel für das Smartphone - am besten in zwei Ausführungen.
• Powerbank: Bei Events solltest Du immer eine vollständig geladene Powerbank mitnehmen. Kabel nicht vergessen!
• Für viele Events ist es hilfreich, das Smartphone an einer Handyschnur zu tragen, dann kannst du es schneller einsetzen.
• Einlasskarte, Presseausweis, EC-Karte und Kleingeld nicht vergessen. 
• Aktualisiere alle Apps, mit denen Du bei dem Event arbeiten willst.
• Stativ mitnehmen, falls du Interviews planst.
• Mikrofon zum Anstecken z.B. von Sennheiser für Interviews.
• LED-Lampen mit Stativ für Interviews.

Social Media Posting-Tipps

Für die Social Media Arbeit auf großen Events kann bereits im Vorfeld einiges vorbereitet werden. Hier kommen ein paar Tipps:

• Mit dem Smartphone können fast alle Fotos für die Social-Media-Arbeit gemacht werden. Du solltest vorab aber alle Funktionen der Kamera ausprobiert haben und kennen
• Nutze alle Formate und Möglichkeiten der Kamera: Zoomen, Filmen, Weitwinkel, Porträtaufnahmen, Filter, Makrobereich für Detailaufnahmen.
• Denke daran, Hoch- und Querformate zu erstellen - sowohl Fotos und Videos. Du benötigst sie je nach Social-Media-Kanal.
• Lege Dir die Standard-Texte als Notiz an. 
• Recherchiere vorab die Liste der Hashtags und notiere sie Dir.
• Recherchiere vorab die Liste der Prominenten und folge ihnen. Notiere dir die Handles, damit du sie später schnell findest.
• Erstelle ggfs. eigene Sticker.
• Überlege Dir vorab, ob und wie du Emojis einsetzen möchtest. 

Ideen und Anregungen für Postings

Bevor du über das Event berichtest, solltest du geklärt haben, welche Zielgruppe du erreichen möchtest. Auch sollte geklärt werden, welche Social-Media-Plattformen bespielt werden sollen. Diese Inhalte kannst du einplanen: 

• Ankündigungen und Informationen zum Event: Welche Promis kommen? Gibt es Zitate, die ich verwenden kann? Welche Rahmendaten kann ich kommunizieren? Wie finden sich die Menschen vor Ort zurecht? Gibt es eine App oder ein Programm? 
• Event-Hashtags: Bei jedem Posting sollten die event-eigenen Hashtags genutzt werden. Diese Hashtags sollten ebenfalls gut kommuniziert werden.
• Partizipationsmöglichkeiten einplanen: Um abwesenden Gästen attraktive Interaktionsmöglichkeiten zu bieten, sollten eigene Formate entwickelt werden. Wie kann ich die Gäste mitnehmen - über Streaming, Kurzinterviews, einen Quiz?
• Redaktionsplan anlegen: Selbst wenn der konkrete Inhalt oder das geplante Bild noch nicht feststehen, spart es Zeit und schafft Übersicht, die Social-Media-Posts mit bereits vorhandenen Informationen in einem Redaktionsplan zusammenzufassen. 
• Postings planen - vor dem Event, bei dem Event, nach dem Event. Auch einige Wochen nach einem Event lohnt es sich, Erinnerungsfotos zu teilen oder eine gute Zusammenfassung.

Welche Tipps und Ideen habt Ihr noch für die Planung und Begleitung eines Events als Journalist*in oder als Social-Media-Manager*in? Schreibt mir eine Mail: rharmsen@epv.de